Digitale Transformation von Rechtsabteilungen

Transformation ist ein geflügeltes Wort in deutschen Unternehmen: Strukturen umzubauen, agiles Arbeiten zu etablieren, Prozesse zu digitalisieren und sich neu zu erfinden – derlei Themen betreffen auch Rechtsabteilungen.

Denn verändern sich "interne Kunden" und Abläufe, so hat das auch Folgen für Rechtsabteilungen und die Arbeitsweise von Syndikusanwälten. Zugleich bietet sich jetzt für Unternehmensjuristen die Chance, digitalen Wandel und damit ihre Zukunft aktiv zu gestalten.

Jeder Syndikusanwalt kennt das: in einem Projekt wird ein erster Vertragsentwurf benötigt und die Fachabteilung braucht es am besten gestern. Neulich hatte es schon einen vergleichbaren Fall gegeben, aber der zuständige Kollege ist im Urlaub und hat keinen Zugriff auf seinen Rechner. Auf dem zentralen Laufwerk ist nur eine erste Version abgelegt und niemand sonst kennt den aktuellen Stand. Es beginnt eine mühselige Suche mit regem E-Mail-Verkehr durch die gesamte Abteilung - bis letztlich aus der Fachabteilung die finale Version beschafft werden kann.

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In vielen Rechtsabteilungen wird derzeit über Digitalisierung nachgedacht und mitunter auch einiges ausprobiert. Für Abteilungsleiter stellen sich vorgelagert indes ganz fundamentale Fragen: wie schaffen wir es, dass die neue Software auch tatsächlich genutzt wird - wie überzeugen wir jeden im Team davon, aktiv im Tagesgeschäft digitale Tools zu nutzen? Und was genau brauchen wir bzw. brauchen wir es überhaupt? Erfahrungsgemäß stoßen Digitalprojekte in Rechtsabteilungen vielfach auf Akzeptanzprobleme, die sich durch einen kooperativen Ansatz bewältigen lassen.

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Wenn es um Legal Tech geht, sind viele Chefjustiziare in schwierigem Fahrwasser: einerseits sollen und wollen sie die neuen Möglichkeiten nutzen, andererseits aber hat die Rechtsabteilung als Cost Center meist kein Budget für Legal Tech. Hinzu kommt der vielerorts ohnehin bestehende Kostendruck, der sich auch dadurch bemerkbar macht, dass bei der Vergabe von Mandaten an Kanzleien immer öfter auch die Einkaufsabteilung mit am Tisch sitzt. In dieser Gemengelage muss es schon gute Argumente geben, um ein digitales Investment genehmigt zu bekommen.

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WAS ES FÜR DIE DIGITALE TRANSFORMATION
VON RECHTSABTEILUNGEN BRAUCHT:

Klares Bekenntnis zu Legal Tech

Digitalisierung muss (vor)gelebt werden. Dazu muss sich die Leitung der Rechtsabteilung zu Legal Tech klar bekennen.

Entwicklung einer Digitalstrategie

Stellen Sie sicher, dass digitale Projekte der Rechtsabteilung auf die Geschäftsstrategie Ihres Unternehmens einzahlen.

Identifikation von Pain Points

Arbeiten Sie mit Syndikusanwälten verschiedener Alters- und Hierarchiestufen heraus, was konkret optimiert werden kann.

Gezielte Suche nach Legal Tech

Suchen Sie anhand der Pain Points gezielt nach Software-Lösungen, die unmittelbar zu Optimierungen führen.

Digitale Aufgaben und Rollen

Definieren Sie für Ihr Team Verantwortlichkeiten, Aufgaben/Rollen und Entscheidungsbefugnisse in digitaler Hinsicht.

Weiterbildung in digitalen Basics

Sorgen Sie für Weiterbildung von Mitarbeitern in digitalen Grundlagen und für Updates über Funktionen neuer Tools.

Digitales Innovationsmanagement

Legen Sie fest, wie und wann und durch wen digitale Innovationen anzugehen sind und wie neue Ansätze kommuniziert werden.

Digitale Kollaboration

Stellen Sie durch Kollaborationstools sicher, dass der abteilungsinterne Austausch und die digitale Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen gestärkt wird.

Digitalen Habitus stärken

Motivieren Sie Ihr Team, anstelle von Papier und Stift nur noch digital zu arbeiten und darüber hinaus Vorlagen/Dateien digital zu teilen.