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Geschäftsreisen in die USA: Was in Corona-Zeiten möglich ist 

Die Corona-Pandemie hat zu starken Einschränkungen auch von Geschäftsreisen in die USA geführt. Was viele Unternehmen nicht wissen: mittlerweile sind die Restriktionen deutlich gelockert worden und ein Visum ist für viele EU-Bürger grundsätzlich für die US-Einreise nicht erforderlich (Stand: Oktober 2020). Wie geschäftliche Reisen in die USA vorbereitet werden sollten, schildert Sebastian Meis. Als Rechtsanwalt und Partner bei Baker Donelson in Atlanta berät er insbesondere deutsche Unternehmen in den USA.

Herr Meis, seit dem Ausbruch der Corona-Pandemie sind Einreisen in die USA zeitweise stark eingeschränkt worden. Wie sieht es momentan aus?

Meis: In der Tat war es mit wenigen Ausnahmen bis Juli 2020 für Geschäftsreisende aus der EU praktisch ausgeschlossen, einzureisen. Mittlerweile ist das wieder möglich und wir sehen immer mehr Reiseaktivitäten von Europa in die USA. Es ist also mitnichten ausgeschlossen oder stark eingeschränkt, wie das vor einigen Monaten noch der Fall war. Immer mehr europäische Unternehmen entsenden Manager und Spezialisten zu ihren US-Tochtergesellschaften, um sich dort beispielsweise um die Abstimmung konzernspezifischer IT-Systeme oder Inventuren zu kümmern – also Dinge, die sich nur vor Ort effektiv erledigen lassen.

Was ist dafür erforderlich?

Meis: Dazu braucht es eine Ausnahmegenehmigung, die in der Regel bereits dann erteilt wird, wenn die reisende Person beispielsweise über Spezialkenntnisse verfügt, die für die US-Tochtergesellschaft wichtig sind. Das muss in jedem Einzelfall geprüft und begründet werden. Die US-Behörden haben bei ihrer Entscheidung einen Ermessensspielraum und die Vorgaben bzw. Antragsverfahren verändern sich laufend. Aber man kann sagen: es ist derzeit deutlich einfacher, eine Einreise zu begründen, wenn die Anwesenheit wichtig ist, um den Erfolg des Unternehmens in USA zu sichern. Wir haben seit Ende Juli eine Vielzahl von Fällen bearbeitet und für unsere Mandanten bislang immer die Genehmigung erhalten.

Wie läuft der Genehmigungsprozess ab?

Meis: Soweit die reisende Person über kein US-Visum verfügt, muss zunächst ganz normal das bekannte ESTA-Verfahren online durchlaufen werden – diese Registrierung ist die Voraussetzung, um die Ausnahmegenehmigung beantragen zu können. Hierfür wiederum muss an das US-Generalkonsulat in Frankfurt oder die US-Botschaft per E-Mail ein Antrag gestellt werden, dem bestimmte Dokumente, unter anderem ein Einladungsschreiben des US-Unternehmens, eine Bestätigung des deutschen Arbeitgebers und die Zusicherung der Einhaltung von Anti-Corona-Regeln, beizufügen ist. Die bisherige Praxis beispielsweise in Deutschland und in den Niederlanden hat gezeigt, dass der Antrag normalerweise binnen vier bis fünf Werktagen bearbeitet wird – die Konsulate sind dort ziemlich schnell. Daraufhin kann man dann seinen Flug buchen.

Wie lange ist die Ausnahmegenehmigung gültig und für wen gilt sie?

Meis: Zwischen Bewilligung und Einreise in die USA dürfen nicht mehr als 30 Tage liegen – das ist wichtig für die Flugbuchung. Den Antrag können Reisende aus dem Schengen-Raum, aus Großbritannien und Irland stellen. Die Genehmigung gilt für den Antragsteller, und ein entsprechender Antrag kann auch für mitreisende Familienangehörige gestellt werden. Alle Reisenden sollten die relevanten Dokumente ausdrucken und mit sich führen.

 

Nun hieß es ja zwischenzeitlich, dass es auch Einschränkungen bei der Erteilung von US-Visa gäbe.

Meis: Ja, das ist für längere Aufenthalte und bestimmte Visa-Kategorien (z.B. Arbeits- und Praktikumsvisa) auch weiterhin der Fall. Seit August 2020 gibt es davon aber wieder Ausnahmen, wenn das Unternehmen begründen kann, dass der einreisende Mitarbeiter in einem Bereich tätig ist, der aus Sicht der US-Regierung „essential“ ist. Das trifft zum Beispiel auf Transport und Logistik zu. Es ist sinnvoll, dies in jedem Einzelfall vorab zu klären. Zudem hat ein US-Gericht in Kalifornien Anfang Oktober eine einstweilige Verfügung erlassen, wonach die Visumseinschränkungen auf Mitglieder bestimmter Verbände und Organisationen keine Anwendung finde.

Was ist Geschäftsreisenden mit Blick auf Quarantäne-Regelungen in den USA zu empfehlen?

Meis: Die eben beschriebene Ausnahmegenehmigung hat mit Quarantänebestimmungen nichts zu tun und ermöglicht formal ausschließlich die Einreise. Wer geschäftlich in die USA reisen möchte, sollte sich deshalb immer vorab bei lokalen Kollegen oder Behörden am Zielort darüber informieren, ob und wie lange man in Quarantäne gehen muss und was genau vor Ort zu beachten ist.

Vielen Dank für das Gespräch, Herr Meis.